Francisco Guardeño Roldan
ORGANIZACIÓN DE REUNIONES DE TRABAJO
CONSIDERACIONES GENERALES
Los pequeños grupos de personas suelen realizar una parte importante de su trabajo a través de reuniones. Éstas ofrecen una eficaz forma de comunicación, se convierten en una importante herramienta de trabajo cuando la necesidad de celebrar la reunión es real se domina su técnica.
Al convocar una reunión, los objetivos pretendidos pueden ser:
- Dar información
- Solicitar información
- Consensuar opiniones
- Implicar a los participantes en cambios o mejoras (de funcionamiento, de procedimientos de trabajo, de actitud,....)
- Buscar la participación activa de los participantes para la resolución de problemas que les afectan.
Sin embargo, a menudo, las reuniones tienen "mala prensa". Existe una doble queja, casi unánime, respecto a que:
- Se celebran demasiadas
- Se pierde el tiempo en ellas
Evidentemente, se celebran muchas reuniones infructuosas que destruyen precisamente lo que tratan de fomentar: el ahorro de tiempo. Entre tales reuniones se hallan las siguientes:
- Por hábito: Ya no tienen razón de ser, pero siguen celebrándose.
- Evasivas: Sirven para "enterrar" decisiones, posponer acciones, eliminar propuestas...
- De trámite: Pretenden ocultar una decisión que ya ha sido tomada y se finge discutirla para finalmente adoptarla.